Come trovare l’app giusta ha aiutato a ridurre i reclami

Scopri come Zuzanna Nitecka dei Santa Ana Apartamentos risparmia tempo (e riduce i reclami da parte degli ospiti) con una sola app.

Gestire più appartamenti in centro a Madrid significa che le giornate sono sempre piene. E Zuzanna Nitecka, General Manager dei Santa Ana Apartamentos, lo sa bene.

Gestisce la struttura da 4 anni e ha passato metà del suo tempo a mandare e-mail agli ospiti. Dato che la reception dell’appartamento non è aperta 24 ore su 24, Zuzanna doveva chiedere agli ospiti l’orario di arrivo, per poter organizzare i turni dello staff.

“Arrivavo a mandare anche 10.000 e-mail al giorno” dice Zuzanna. “E finivano quasi sempre nella cartella dello spam.”

“Molti ospiti si presentavano direttamente in struttura, senza sapere alcune cose importanti” continua Zuzanna. Dato che gli appartamenti non funzionano come un hotel, è previsto un costo extra per gli arrivi dopo le 21:00 e i letti supplementari sono limitati. “Abbiamo ricevuto molte lamentele” ci spiega.

Con così tanti equivoci e operazioni poco efficienti, Zuzanna si è messa a cercare una soluzione online, ma non aveva molto tempo per ricerche più approfondite e sembrava tutto più complicato del previsto. Questo finché non ha scoperto l’App Store di BookingSuite, un catalogo di soluzioni tecnologiche verificate per strutture di ogni dimensione.

Dato che Zuzanna già stava usando i prodotti web e di gestione tariffaria di BookingSuite, si è fidata delle soluzioni che ha trovato sull’App Store. “Sapere che era un prodotto BookingSuite ci ha convinti subito” spiega.

Nell’App Store ha trovato le soluzioni tecnologiche relative a varie aree e operazioni, dalla gestione tariffaria, ai siti web e alle app di messaggistica. “In unico posto, ho trovato tante app spiegate in modo semplice e con tanto di immagini. È facile da usare e da capire.” aggiunge Zuzanna.

Zuzanna ha trovato subito l’app di cui aveva bisogno per semplificare le comunicazioni con gli ospiti. Voleva rendere automatiche le e-mail che doveva inviare ogni giorno e gestire le informazioni relative agli arrivi e alle partenze degli ospiti.

È stata subito incuriosita dal periodo di prova gratuito, disponibile per tutte le app dell’App Store. “Il periodo di prova gratuito mi ha permesso di decidere quale era il prodotto giusto per me, prima dell’acquisto. Volevo anche verificare che fosse facile da usare e comodo per il nostro modo di lavorare.”

“Ci è piaciuto molto poter provare le app” continua Zuzanna. “Quei giorni sono stati davvero utili per capire come usarle al meglio. Se un’app non ci piaceva, interrompevamo la prova. Così ci siamo sentiti più sicuri a fare un acquisto.”

“L’impatto dell’app di messaggistica è stato incredibile. Ora, tutte le nostre conferme raggiungono le caselle di posta degli ospiti. L’85% dei miei ospiti ci contatta più di 2 volte al giorno prima del check-in.”

“Gli ospiti possono compilare un modulo per comunicarci il loro orario di arrivo e lo riceviamo subito. È incredibile!”

Grazie a questi canali extra di informazione e comunicazione tramite l’app, i fraintendimenti sono stati praticamente eliminati. “Non ricordo neanche più quando è stata l’ultima volta che qualcuno si è lamentato del supplemento per arrivi in serata, o sul fatto che la reception non sia sempre aperta, o sul tipo di appartamento assegnato.”

Tutte queste fantastiche esperienze hanno avuto un impatto sul punteggio dei Santa Ana Apartamentos: da quando ha iniziato a usare l’app, il 99% delle recensioni online per Zuzanna sono positive (oltre 7 su 10).

E l’app di messaggistica non solo ha aiutato Zuzanna a evitare lamentele, ma le ha dato la possibilità di aumentare i suoi guadagni. “Posso mandare automaticamente le e-mail per chiedere se gli ospiti vogliono un check-in anticipato o un check-out tardivo, a un costo extra. Qualcuno accetta. E questo ci porta ulteriori guadagni” ci spiega.

Ma soprattutto, la tecnologia ha aiutato Zuzanna a risparmiare tempo e a evitare lo stress. “Ora, grazie all’App Store di BookingSuite, gestiamo la struttura con più calma e abbiamo tutto sotto controllo, cosa molto importante.”

“È incredibile, ho risparmiato praticamente metà del mio tempo.” continua Zuzanna. “Ora possono dedicarmi ad altro, come la gestione delle tariffe, le promozioni, fare fotografie più belle e in generale tenere tutte le info aggiornate. Cose che prima non avevo tempo di fare.”

“Questa tecnologia era quello che ci mancava per migliorare il nostro servizio.”

L’app di messaggistica fa tanto per noi e ci fa risparmiare tempo. Vale davvero la pena, non potrei più lavorare senza.
– Zuzanna Nitecka, General Manager
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