Come molti hotelier alle prime armi, Pauline Hillerby e Garry Rawlinson hanno avuto parecchi dubbi, all’apertura del loro Hotel 119 a Darlington, nel Regno Unito.
“Eravamo nuovi nel settore dell’ospitalità”, ammette Garry, “e non eravamo sicuri che stessimo facendo le cose correttamente.”
Il loro hotel (di 20 camere) stava ricevendo prenotazioni tramite Booking.com, tramite il suo proprio sito e anche attraverso chiamate dirette. Pauline, che gestisce il lato business dell’attività, teneva traccia delle prenotazioni tramite una lavagna e un’agenda, che doveva consultare entrambe dopo ogni chiamata, ogni email e ogni prenotazione effettuata di persona.
Questa situazione non era solo dispendiosa in termini di tempo, ma anche di denaro, poiché causava errori e overbooking, cosa che ovviamente Pauline reputava frustrante. “Avevo difficoltà a collegare le prenotazioni dirette con quelle provenienti da Booking.com, di modo che non finissero per sovrapporsi”, dice Pauline.
Numerose OTA avevano contattato Hotel 119 per averli sui propri siti, ma siccome il sistema di gestione delle prenotazioni di Pauline e Garry era completamente manuale, questi avevano dovuto rifiutare l’affiliazione, insieme ai potenziali guadagni extra che ne sarebbero derivati. “Sarebbe servito solo a confonderci e sarebbe stato un incubo”, dice Pauline.
Una volta iniziata la ricerca di modi più efficienti per lavorare, Pauline e Garry si sono imbattuti in un sistema di gestione pensato per le piccole strutture ricettive. Usando questa tecnologia, sono stati in grado di organizzare le proprie prenotazioni in maniera molto più efficace.
“È facile, si possono vedere tutte le prenotazioni da un unico posto”, dice Pauline. “Ora è tutto molto più ordinato”. Garry aggiunge: “Con questo sistema, sai esattamente qual è la situazione in ogni momento”. E in più, l’app permette a Pauline di gestire le prenotazioni ovunque lei si trovi.
Il miglioramento organizzativo ha portato con sé numerosi altri benefici per il loro hotel, e anche per chi vi soggiorna. “Adesso abbiamo più tempo per i nostri ospiti”, dice Pauline.
Da quando Pauline e Garry possono dedicarsi maggiormente ai propri ospiti, il punteggio delle recensioni dell’Hotel 119 è migliorato. “Le nostre recensioni sono davvero buone. Tutte dicono che la nostra assistenza ai clienti e il nostro approccio amichevole sono eccezionali. Ed è questo quello che vogliamo, perché trasforma gli ospiti in clienti abituali”, dice Pauline con un sorriso.
Garry e Pauline non potrebbero essere più felici del modo in cui il loro business è migliorato. “Dal momento che tutto è così organizzato, abbiamo più tempo da dedicare non solo ai nostri ospiti, ma anche al nostro sito”, dice Garry. “Il numero dei nostri clienti e i nostri guadagni sono aumentati, ed è iniziato un nuovo capitolo nella gestione del nostro hotel”.
