6 funzionalità dei sistemi di check-in online per le strutture ricettive utili per la struttura e per gli ospiti

Il check-in è un momento cruciale del soggiorno. La prima impressione può essere determinante e influenzare tutto il resto del soggiorno e il punteggio recensioni.
In questo articolo, parleremo dei sistemi per il check-in online e delle sei funzionalità che possono davvero avere un impatto decisivo.

1. Rendi personalizzato il check-in online

Se lo analizziamo nel dettaglio, cos’è davvero il check-in? È il momento in cui gli ospiti arrivano nella tua struttura, ma è anche l’occasione in cui bisogna firmare i documenti necessari, mentre tu registri il loro soggiorno.

È possibile eliminare le incombenze amministrative senza perdere il tocco umano? Questo è quello che propongono di offrire i sistemi di check-in online. Gli ospiti possono firmare i documenti direttamente online con una firma digitale, tramite un computer o un dispositivo mobile. Questo significa che, una volta arrivati, potrai accoglierli con un sorriso e dedicarti solo a personalizzare il soggiorno. Inoltre, avrai il vantaggio di non dover usare carta e penna, per poi archiviare i documenti.

Tutto questo potrebbe sembrare non realistico e troppo complicato, ma tieni presente che sempre più persone si abituano a effettuare il check-in online per le compagnie aeree e quindi la procedura potrebbe essere più familiare di quanto pensi. Più strutture adotteranno questa tecnologia, più diventerà uno standard di settore.

2. Tranquillizza i tuoi ospiti con un sistema sicuro di pagamento

Oltre alla firma dei documenti, del check-in (o del check-out) fa parte anche l’inserimento dei dati per il pagamento: anche questa procedura può essere velocizzata. Proprio come la firma di documenti digitali, anche inserire i dati della carta di credito sta diventando una pratica sempre più diffusa.

Con il check-in online, i tuoi ospiti possono fornire i dati per il pagamento in anticipo, così da risparmiare ulteriore tempo e godersi il soggiorno senza dover pensare ai soldi.

I vantaggi per te non finiscono qui. Una volta che gli ospiti inseriscono i loro dati, infatti, saranno meno propensi a cancellare la prenotazione perché avranno già in mente una prospettiva del loro soggiorno. Si tratta di un beneficio per i tuoi ospiti, e anche per te.

3. Conosci in anticipo l’orario di arrivo ed evita i malintesi

Sicuramente saprai che, quando gli ospiti arrivano in un orario inatteso, possono verificarsi dei problemi. Con il check-in online potrai sapere l’orario previsto per l’arrivo, così che il tuo staff possa essere pronto per l’accoglienza.

Oltre all’orario, potrai ricevere anche altre informazioni sui tuoi ospiti, per esempio esigenze alimentari, eventuali richieste riguardanti la camera e domande specifiche sulla posizione della tua struttura. Ricevendo in anticipo queste informazioni, potrai dedicarti a creare un’esperienza fatta su misura per i tuoi ospiti. In cambio, probabilmente i tuoi ospiti saranno più soddisfatti e lasceranno recensioni più positive, oltre a essere più propensi ad approfittare di offerte di upselling.

4. Condividi in un attimo le informazioni con le autorità locali

A seconda di dove si trova la tua struttura, potresti dover condividere i dati sugli ospiti con le autorità locali. Questo può diventare un compito abbastanza pesante, tra scansione e invio dei documenti d’identità, moltiplicato per tutti gli ospiti. In più, la gestione dei dati personali sensibili è una procedura delicata che, se non corretta, potrebbe far cadere le informazioni nelle mani sbagliate.

Con il check-in online, oltre al tempo potrai risparmiare anche le incombenze relative a questo fattore. Agli ospiti viene chiesto di fornire una scansione del proprio documento d’identità prima dell’arrivo, che sarà gestita secondo una procedura online sicura e affidabile. Dovranno poi solo cliccare su un pulsante e condividere con te le informazioni necessarie in tutta sicurezza, mentre tu ti occupi solo della soddisfazione dei tuoi ospiti.

5. Facilita il soggiorno eliminando le chiavi delle camere

La chiave della camera è sempre stata uno dei fondamenti dell’ospitalità, ma oggi è possibile (e anche preferibile) eliminarla.
Con il check-in online avrai l’opzione di fornire un’alternativa alle chiavi, dicendo addio allo stress di gestirle e di sostituirle in caso vadano perse. Potrai infatti scegliere di fornire un codice per aprire la camera, in modo che i tuoi ospiti non debbano preoccuparsi di portare con sé le chiavi ed, eventualmente, smarrirle. In più, se già utilizzi un sistema di keycard per l’ingresso, saprai che spesso gli ospiti dimenticano il numero della camera perché manca l’indicazione sulla tessera.
Con il sistema dei codici, invece, potrai risolvere tutto questo e minimizzare i disagi.

6. Assicura la chiarezza con una comunicazione personalizzata

La tecnologia per il check-in online non si occupa solo della registrazione degli ospiti, ma comprende anche la comunicazione e la creazione di una relazione ancora prima del loro arrivo. Potrai infatti condividere informazioni che pensi possano essere importanti o comode per il soggiorno.

Qualche esempio per facilitare l’arrivo degli ospiti sono gli orari di apertura della reception e le indicazioni per raggiungere la struttura. Oltre a questo, il check-in online è anche in grado di aumentare i tuoi guadagni. Se hai una spa o un altro servizio a pagamento, o ancora una collaborazione con attività e ristoranti del posto, potrai promuoverli perché hai già stabilito un primo contatto con gli ospiti, che saranno più propensi ad acquistare nuove esperienze.

Come vedi, il check-in online ha un grosso potenziale e ti può davvero aiutare nel tuo lavoro di tutti i giorni. Potrai risparmiare tempo con la scansione, la stampa e la conservazione dei file e influenzare la prima impressione che gli ospiti avranno della tua struttura. L’arrivo sarà facilitato, potrai dire addio a tante incombenze e il tuo staff potrà dedicarsi alle cose più importati, come l’interazione diretta con gli ospiti.

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