6 características de los sistemas de check-in online para hoteles perfectas para ti y tus clientes

El check-in es un momento clave en la estancia de tus clientes. Dicen que la primera impresión es la que cuenta, así que ese momento puede ser determinante e influir tanto en la estancia en general como en la puntuación de los comentarios final.

En este artículo, hablaremos sobre los sistemas de check-in online para hoteles y de seis características clave para causar una buena primera impresión.

1. Check-in automatizado y personalizado

Si nos paramos a pensar, ¿qué es realmente el check-in? Es cuando el cliente llega al alojamiento y le das la bienvenida, y también es el momento en que se firman todos los documentos necesarios y tú registras la estancia en tu sistema.

¿Qué pasaría si pudieras evitar el papeleo del proceso sin perder el toque humano? Eso es lo que ofrecen los sistemas de check-in online para hoteles. Los clientes pueden firmar documentos online con su firma digital desde su móvil o PC. De esa manera, cuando lleguen, lo único que tendrás que hacer es darles una cálida bienvenida y empezar a ofrecerles una experiencia personal. Además, te ahorras el tema de escanear, fotocopiar y archivar.

Quizá te suene algo futurista, pero ten en cuenta que las personas están cada vez más acostumbradas a hacer el check-in online cuando vuelan. No es un sistema tan extraño como pueda parecer. Cuantos más alojamientos implementen esta tecnología, más habitual será.

2. Un sistema de pago seguro para la tranquilidad de los clientes

El sistema para indicar los datos de pago, al igual que la firma de documentos, es una parte del check-in (o check-out) que se puede optimizar. La gente está muy acostumbrada a firmar documentos digitales y también a indicar los datos de su tarjeta de crédito.

Con la tecnología de check-in, tus clientes pueden indicar sus datos de pago con antelación. Por lo tanto, ya tendrías la parte administrativa resuelta. Por su parte, ellos pueden disfrutar de su estancia sin tener que pensar en el tema del pago.
Es una ventaja añadida para ti. Cuando los clientes proporcionan sus datos, dan por seguro el plan, así que es menos probable que cancelen la reserva en tu alojamiento. Todos salís ganando.

3. Evita líos con los horarios de llegada de los clientes

Sabrás por experiencia que cuando los clientes llegan en un momento inesperado pueden aparecer problemas. Con los sistemas de check-in online para hoteles, los clientes te dicen a qué hora tienen previsto llegar para que así todo pueda estar listo para recibirlos.

Además, también existe la opción de que los clientes te hagan llegar más información antes de la llegada (alergias o intolerancias alimentarias, preferencias de habitación, dudas sobre la ubicación, etc.). Tener esta información antes de que lleguen es clave para crear una experiencia personalizada. Además, es probable que eso se refleje en sus comentarios al final de la estancia o que pueda ayudarte a generar ventas adicionales.

4. Comparte la información con las autoridades locales al instante

Dependiendo de dónde se encuentre tu alojamiento, es posible que debas compartir los datos de los clientes con las autoridades locales. Eso puede implicar escanear documentos de identidad, buscar archivos y enviarlos, etc. Si tienes que hacer eso con todos los clientes, tendrás mucho trabajo. Además, manejar datos personales confidenciales (especialmente con los métodos actuales) puede facilitar que caigan en manos equivocadas.

Incluir algo de tecnología en el check-in puede ahorrarte mucho tiempo y dolores de cabeza. Los clientes tienen que escanear su pasaporte o documento de identidad y compartirlo antes de la llegada, algo que, al igual que el check-in, es cada vez más habitual. Las personas se sienten cada vez más cómodas haciéndolo a través de sistemas seguros online. Luego, lo único que tienes que hacer es hacer clic en un botón: toda la información necesaria se compartirá de manera segura con las autoridades locales. Mientras, tú puedes seguir cuidando de tus clientes.

5. Acceso sin llave para facilitar la vida

Las llaves siempre han sido bastante protagonistas. Pero podemos vivir sin ellas (y casi que lo preferimos).

Con el check-in automatizado, puedes olvidarte de las llaves y del estrés de organizarlas y reemplazarlas cuando se pierden. En su lugar, los clientes reciben un código después de hacer el check-in para acceder a la habitación. De esta manera, no tienen que estar pendientes de las llaves durante la estancia. Una cosa menos que llevar encima. Además, si actualmente utilizas un sistema de tarjetas magnéticas, sabrás que a los clientes se les suele olvidar su número de habitación porque en la tarjeta no lo pone.

Con el sistema sin llave, puedes resolver ambos problemas al instante y minimizar las molestias.

6. Claridad máxima gracias a la comunicación personalizada

La tecnología para hacer el check-in online sirve para registrar a los clientes, pero también para comunicarse y establecer una relación con ellos antes de que lleguen. Te da la oportunidad de compartir información con tus próximos clientes sobre lo que creas que podría ser relevante o beneficioso para su estancia.

Incluye, en primer lugar, información básica (horario de entrada, cómo llegar, etc.) para garantizar que lleguen sin problemas. Y, aparte de eso, la tecnología de check-in te ofrece la oportunidad de aumentar tus ingresos. Por ejemplo, si tienes spa, otro servicio de pago o incluso un acuerdo de colaboración con alguna atracción turística o restaurante local, puedes aprovechar ese diálogo que ya está abierto para promocionarlo. Es probable que los clientes quieran disfrutar de estas experiencias.

Como ves, un sistema de check-in online tiene la capacidad de ayudarte (¡y mucho!) en tu día a día. Puedes ahorrar tiempo (no tendrás que escanear, imprimir ni archivar), pero lo más importante es que puedes causar una primera impresión fantástica, justo la que tú quieres. Con esta tecnología para el check-in, facilitas las llegadas y te ahorras el papeleo, algo que puede hacerte ganar una buena puntuación. Además, te permite dedicar más tiempo a tus clientes y al tú a tú.

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