So wie viele neue Hoteliers, erlebten auch Pauline Hillerby and Garry Rawlinson viele Unsicherheiten als sie das Hotel 119 in Darlington, im Vereinigten Königreich eröffneten. „Wir waren neu in der Hotellerie und unsicher, ob wir alles richtig machen,“ gibt Garry zu.
Ihr Hotel mit 20 Zimmern erhielt Buchungen über Booking.com, ihre eigene Webseite sowie direkte Buchungen per Telefon. Pauline, die sich um das Geschäftliche kümmert, behielt die Übersicht über die Buchungen mit einer Kombination aus einer Tafel und einem Papierkalender, die sie beide nach jedem Anruf, jeder E-Mail und jeder Buchung von Laufkundschaft immer aktualisieren musste.
Das war nicht nur sehr zeitaufwändig, sondern es führte auch zu Fehlern und Überbuchungen, was Pauline sehr frustrierend fand. „Ich hatte Schwierigkeiten, meine privaten Buchungen von den Buchungen über Booking.com zu trennen, damit es keine Überschneidungen gab,“ sagt Pauline.
Eine Reihe von Online-Buchungsseiten kontaktierten Hotel 119, um es auf ihre Seiten zu nehmen, aber da Paulines und Garrys Tafel-System komplett von Hand geführt wurde, mussten Sie die Angebote ablehnen und auf den zusätzlichen Umsatz verzichten, den ihnen diese gebracht hätten. „Wir wären überfordert gewesen und das hätte in einem Alptraum geendet,” sagt Pauline.
Sie suchten nach einem Weg, noch effektiver zu arbeiten und fanden ein Tool, das die Gästeverwaltung für kleinere Unterkünfte vereinfachen würde. Durch die Verwendung dieses Tools, konnten sie ihre Buchungen noch effektiver organisieren. „Es ist einfach zu benutzen und man kann alle Buchungen zusammen sehen,” sagt Pauline. „So werden alle Vorgänge einfach optimiert.“ Außerdem findet Gary: „Mit diesem System sieht man genau, wo man steht.“ Außerdem kann Pauline mit der App Buchungen von überall aus verwalten.
Die Verbesserungen in der Organisation hatten noch viele andere Vorteile für die Unterkunft – und diejenigen, die dort übernachten. „Wir haben so viel mehr Zeit für unsere Gäste,“ sagt Pauline. Da sie ihren Gästen mehr Zeit widmen konnten, verbesserte sich auch das Bewertungsergebnis des Hotels 119. „Unsere Bewertungen sind wirklich gut. Alle sprechen davon, dass unser Kundendienst und unsere Freundlichkeit außergewöhnlich sind – und das ist genau, was wir wollen. Dadurch kommen die Leute wieder,” erzählt Pauline mit einem Lachen.
Gary und Pauline freuen sich, dass sich ihr Geschäftserfolg so gesteigert hat. „Da alle Vorgänge optimiert wurden, haben wir jetzt nicht nur mehr Zeit, um uns um unsere Gäste zu kümmern, sondern auch um unsere Webseite”, sagt Gary. „Das hat unseren Kundenstamm vergrößert und unseren Umsatz gesteigert […] und es beginnt ein ganz neues Kapitel im Hotelmanagement für uns.”
